Strutture ricettive: regolare le camere in base all’occupazione

La gestione del riscaldamento in un hotel, in un B&B o in una casa vacanze ha un problema che le case non hanno: le camere si riempiono e si svuotano continuamente. Una camera può restare vuota per una settimana, poi essere occupata per tre notti, poi di nuovo vuota. Se la regolazione non lo sa, la camera viene riscaldata d’inverno e raffrescata d’estate come se ci fosse sempre qualcuno.

Un esempio semplice, con numeri tondi, dà l’idea. Una struttura con un’occupazione media del 60% ha, nel corso dell’anno, quattro camere su dieci vuote ogni notte. Ogni ora di climatizzazione in quelle camere è energia che nessuno usa.

Tre regimi per ogni camera

La soluzione è dare a ogni camera tre regimi, legati al suo stato.

• Vuota. Nessun ospite previsto a breve. La camera resta in attenuazione: d’inverno intorno ai 16 °C, d’estate senza raffrescamento o con un limite alto. Abbastanza per non lasciarla gelare o surriscaldare, e per riportarla in comfort in tempi ragionevoli.
• In arrivo. Un ospite arriva oggi. La camera si porta in temperatura qualche ora prima del check-in, con un anticipo che dipende dal tipo di impianto: poche decine di minuti con un fan coil, qualche ora con un pavimento radiante.
• Occupata. C’è un ospite. La camera è in comfort, intorno ai 21 °C d’inverno, e l’ospite può regolarla entro limiti decisi dal gestore.

Con il check-out la camera torna “vuota”, dopo il tempo necessario per le pulizie.

Collegare la regolazione alle prenotazioni

Il passaggio da un regime all’altro può essere manuale, con un pulsante per camera nell’app o sul pannello della reception. Funziona, ma dipende dalla memoria del personale.

Molto meglio è collegarlo alle prenotazioni. Molti gestionali e molte piattaforme di prenotazione permettono di esportare il calendario di ogni camera, per esempio in formato iCal, oppure offrono un’interfaccia per leggerlo. Il controllore legge il calendario e cambia i regimi da solo: “in arrivo” il giorno dell’arrivo, “occupata” dal check-in, “vuota” dopo il check-out.

Così la regolazione segue l’attività reale della struttura, senza lavoro in più per nessuno.

I segnali dalla camera

Oltre alle prenotazioni, la camera stessa può dare informazioni utili.

• Il contatto della finestra. Se l’ospite apre la finestra, il riscaldamento o il raffrescamento della camera si fermano finché non la chiude. È una delle misure più semplici ed efficaci, e più apprezzate quando viene spiegata.
• La presenza. Nelle strutture con la tessera per l’energia all’ingresso della camera, o con un sensore di presenza, si può passare a una attenuazione leggera quando l’ospite è fuori, anche se la camera è occupata.
• Il regolatore in camera. Un regolatore a parete permette all’ospite di cambiare la temperatura, entro un intervallo deciso dal gestore, per esempio due gradi in più o in meno rispetto al comfort.

Cosa vede il gestore

Per chi gestisce la struttura, la cosa più utile è una vista d’insieme: tutte le camere su una pagina, con lo stato, la temperatura e gli eventuali allarmi. Una camera rossa, che non arriva in temperatura prima di un arrivo, si vede subito e si interviene prima che l’ospite se ne accorga.

Questa vista può stare nell’app, su un computer della reception o su un pannello come Brick-HMI, montato in un locale di servizio. Accanto, i grafici dei consumi per piano o per ala dell’edificio, utili per capire dove si spende di più.

Quanto si può risparmiare

Il risparmio dipende dall’occupazione, dall’impianto e da com’era regolato prima, e non ci sono cifre valide per tutte le strutture. Le stime di letteratura sulla regolazione per singolo ambiente, che abbiamo raccolto nell’articolo sul risparmio della regolazione per zone, indicano in genere riduzioni tra il 10 e il 20% rispetto a un comando unico. In una struttura ricettiva, dove le camere vuote sono molte, la regolazione per occupazione aggiunge un risparmio che dipende soprattutto da quante notti le camere restano libere.

Il modo onesto di saperlo è misurarlo: consumi prima e dopo, corretti per i gradi giorno e confrontati con l’occupazione dello stesso periodo.

L’estate e i fan coil

Al Sud la stagione che pesa di più è spesso l’estate. Molte strutture hanno fan coil in camera, che raffrescano e deumidificano. La logica dei tre regimi vale allo stesso modo: una camera vuota non si raffresca, una camera in arrivo si porta in temperatura un’ora prima, una camera occupata segue l’ospite. Per i dettagli sulla regolazione dei fan coil rimandiamo all’articolo dedicato.

Gli spazi comuni

Le camere non sono tutto. Hall, sala colazioni, corridoi e spazi comuni hanno orari diversi e prevedibili, e meritano una zona ciascuno. La sala colazioni, per esempio, serve calda dalle sette alle undici, poi può andare in attenuazione fino al giorno dopo. I corridoi possono restare qualche grado sotto le camere. Gli uffici del personale seguono l’orario di lavoro.

Sono zone che spesso, negli impianti più vecchi, restano accese tutto il giorno perché nessuno ci pensa. Con la regolazione per zone si programmano una volta, all’inizio della stagione, e si correggono guardando i grafici.

Il personale e la privacy degli ospiti

Due aspetti da non dimenticare.

Il personale deve poter usare il sistema senza formazione lunga: pochi comandi chiari, utenti personali con i permessi giusti, nessuna possibilità di cambiare per errore le impostazioni dell’impianto.

E i dati di presenza degli ospiti sono dati personali. Un sistema che li conserva dentro la struttura, senza mandarli a servizi esterni, semplifica molto il rispetto delle regole sulla privacy. È uno dei motivi per cui una regolazione locale è particolarmente adatta alle strutture ricettive.

Da dove partire

Per una struttura esistente, il percorso è simile a quello di una casa, descritto nell’articolo sul rinnovo da uno a otto zone: si parte da quello che c’è, si aggiungono sonde e comandi camera per camera, si collega la centrale. Con un sistema aperto, inoltre, la struttura non resta legata a un solo installatore per la manutenzione, un rischio che proprio nelle strutture ricettive si incontra spesso, come abbiamo raccontato nell’articolo sull’installatore autorizzato.